Projektplanung mit Trello

Mit Trello den Alltag planen, verwalten und einteilen

Die Tagesaufgaben steigen über den Kopf: schnell noch ein Antwortschreiben verfassen, hier noch Projektarbeit, da noch zügig eine tabellarische Übersicht vervollständigen und in der letzten Teambesprechung wurde ein neues Projekt eingekippt. Wer kennt es nicht: das Tagesgeschäft – und mit ihm gleich der ganze Tag, der dann schnell restlos verplant ist. Turbulent wird es dann, wenn Details aus Kick-off Terminen nur rudimentär abgesteckt wurden, Teilprojekte nicht richtig eingetaktet sind und Termine aus den Ruder laufen. Jeder zeitliche Verzug in den Teilprojekten zieht automatisch einen immer größeren Versatz nach sich. Das problematische daran ist: man arbeitet nicht allein, sondern ist auf zahlreiche Abhängigkeiten angewiesen – und diese sind fast ausschließlich fachgebunden. Drei Faktoren spielen also eine wesentliche Rolle: Zeit, Einteilung, Umsetzung. Wer da aufgrund fehlender Übersicht nicht unter die Räder kommen will, hat neben Stift und Papier bzw. digitalen Notizzetteln glücklicherweise eine weitere Möglichkeit für seine Zeit- und Projektplanung: die Kanban-Methode.

Die Kanban-Methode

Kanban kommt ursprünglich aus Japan und bedeutet soviel wie „Tafel“oder „Karte“ und ist im engeren Sinne eine Methode der Prozessoptimierung, welche einen ständigen Materialfluss ermöglicht und ständigen Materialbestand erfordert. Auch in der Softwareentwicklung wird auf die Kanban-Methode zurückgegriffen. Grundlegend dabei ist die Sichtbarkeit laufender Arbeitsschritte innerhalb eines Projekts. Das beudetet, dass auf dem Kanban-Board, also einer großen Karte oder auf einem „Whiteboard“, unterschiedliche Prozesse in ihrem Status transparent und visualisiert dargestellt werden.

Die Prozessstufen bei Kanban

Verschiedene Prozessstufen bzw. Teilprojekte werden in Spalten abgebildet, zum Beispiel: Aufgabe, Planung, Ausführung, Fertigstellung (engl. Task, To-do, Progress, Done). Einzelne Teilprojekte oder Tasks werden auf Karten bzw. Tickets notiert und entsprechend ihres Bearbeitungsstatus‘ der jeweiligen Spalte zugewiesen. So kann ein Projekt einfach in mehrere kleine Teilprojekte heruntergebrochen werden. Zuständigkeiten und Verantwortliche werden klar definiert. Zur Art und Weise, wie diese Kärtchen in der Spalte bearbeitet werden, gibt es weitere Regeln und Ausprägungen. So kann die Anzahl der Kärtchen in der Spalte Ausführung auf „2“ limitiert sein, um Überlastung zu vorzubeugen und Warteschlangen zu verhindern. Um die Bearbeitungsdauer der Teilschritte nachvollziehbar zu machen, kann auch die dafür aufgewendete Zeit gemessen werden. Kanban schreibt nicht vor, ob eine einzelne Person oder ein Team am Kanban-Board teilnehmen kann. Weitere, neue Tasks können auf dem Board ergänzt werden.

Trello

Trello ist ein SaaS-Anbieter (Software as a Service) und bietet eine Onlinevariante des Kanban-Boards an. Auch ich nutze Trello und takte damit verschiedene Projekte ein. Am Beispiel von „halbdeins.de – einfach mieten in Tübingen“, lege ich zunächst ein Board an und definiere meine Prozessstufen: To-do, Progress, Done. Ich finde 3 Spalten übersichtlich und kann wichtige Teilprojekte auf den Karten abbilden.

Die Karte

Die Abbildung zeigt drei Teilprojekte auf der Karte „halbdeins“: To-do, Progress, Done. An die Prozessstufen sind die Teilprojekte geheftet und nach farblich zugeordnet.

Teilprojekte

Bei Klick in ein Teilprojekt kann diesem ein Beschreibungstext oder weitere Einzelschritte hinzugefügt werden. Weitere Merkmale können der Karte vergeben werden: Es lassen sich unter anderem Mitglieder als Verantwortliche oder Deadlines definieren. Jede Karte kann ebenso mittels farbiger Markierungen mit anderen Tasks derselben Farbe mit einem Label versehen und nach Bedarf gefiltert werden.

Checklisten

Checklisten ermöglichen eine Gliederung von Teilaufgaben; und über Fristen können Termine eingesteuert werden. Praktisch ist auch das Anheften von Bildern (Screenshots, Scans, Scribbles o.ä.). Die Kommentarfunktion ist bei Teams ein wichtiges Tool und die Rubrik „Aktivitäten“ dokumentiert den zeitlichen Bearbeitungsverlauf.